Setiap proyek dibatasi dengan cara yang berbeda, seringkali oleh ruang lingkup, waktu, dan sasaran biaya. Keterbatasan ini terkadang disebut dalam manajemen proyek sebagai kendala tiga (triple constraint). Untuk membuat proyek yang sukses, seorang manajer proyek harus mempertimbangkan ruang lingkup, waktu dan biaya dan menyeimbangkan ketiga tujuan yang sering bersaing ini:
- Scope (Ruang Lingkup) : Pekerjaan apa yang akan dilakukan sebagai bagian dari proyek ? Produk, layanan, atau hasil unik apa yang diharapkan pelanggan atau sponsor dari proyek ini ? Bagaimana cakupannya akan diverifikasi ?
- Time (Waktu) : Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ? Berapa jadwal proyeknya ? Bagaimana tim melacak jadwal kinerja yang aktual ? Siapa yang bisa menyetujui perubahan jadwal ?
- Cost (Biaya) : Berapa biaya untuk menyelesaikan proyek ? Berapa anggaran proyeknya ? Bagaimana biaya akan dilacak ? Siapa yang bisa memberi otorisasi perubahan pada anggaran ?
Mengelola triple constraint melibatkan pembuatan trade-off antara ruang lingkup, waktu, dan tujuan biaya untuk sebuah proyek. Misalnya, anda mungkin perlu meningkatkan anggaran untuk sebuah proyek guna memenuhi tujuan cakupan dan waktu. Sebagai alternatif, anda mungkin harus mengurangi ruang lingkup proyek untuk memenuhi sasaran waktu dan biaya. Manajer proyek yang berpengalaman tahu bahwa anda harus memutuskan aspek batasan mana yang penting diantara ketiganya. Jika waktu yang paling penting, anda harus sering mengubah lingkup awal dan sasaran biaya untuk memenuhi jadwal. Jika ruang lingkup yang paling penting, anda mungkin perlu menyesuaikan biaya dan waktu.
Meskipun triple constraint menggambarkan bagaimana elemen dasar sebuah proyek saling terkait, elemen lain juga bisa memainkan peran penting. Kualitas sering menjadi faktor kunci dalam proyek, seperti juga kepuasan pelanggan atau sponsor. Beberapa orang sebenarnya mengacu pada kendala manajemen proyek menjadi empat dengan ditambahkan kualitas. Tim proyek dapat memenuhi tujuan dari ruang lingkup, waktu, dan biaya namun mungkin gagal memenuhi standar kualitas dan memenuhi sponsor. Misalnya dalam contoh kasus artikel sebelumnya, Anne Roberts mungkin menerima laporan setebal 50 halaman yang menjelaskan 30 proyek IT potensial dan mendengar sebuah presentasi yang merangkum laporan tersebut. Tim proyek mungkin telah menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan dalam batasan biaya, namun kualitasnya mungkin tidak dapat diterima.
Faktor lain mungkin juga penting bagi proyek tertentu. Pada beberapa proyek, sumber daya menjadi perhatian utama. Misalnya, industri hiburan sering membutuhkan aktor tertentu untuk film atau acara televisi. Tujuan proyek harus disesuaikan berdasarkan kapan orang tersebut tersedia. Risiko juga dapat mempengaruhi keputusan proyek. Sebuah perusahaan mungkin menunggu untuk memulai sebuah proyek sampai risiko berada pada tingkat yang dapat diterima. Manajer proyek harus berkomunikasi dengan sponsor sepanjang proyek untuk memenuhi tujuan.
Sumber : Kathy Schwalbe, Ph.D., PMP, Augsburg College, Information Technology PROJECT MANAGEMENT 7e.
Komentar
Posting Komentar