Project Scope Management-Part 2

3. Pendefinisian Ruang Lingkup

Langkah selanjutnya dalam Project Scope Management adalah memberikan definisi rinci tentang pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Definisi scope yang baik sangat penting untuk memproyeksikan keberhasilan karena membantu meningkatkan keakuratan perkiraan terhadap waktu, biaya, dan resource juga sebagai pendefinisian dasar untuk pengukuran kinerja dan pengendalian proyek, dan membantu dalam mengkomunikasikan tanggung jawab terhadap pekerjaan dengan jelas. Alat dan teknik utama yang digunakan dalam menentukan cakupannya meliputi penilaian ahli, analisis produk, alternatives generation, dan pemfasilitasan terhadap workshop. Misalnya, seorang fasilitator bisa meminta pengguna, pengembang  bergabung dalam pertemuan atau rapat virtual untuk bertukar gagasan tentang pengembangan produk baru. Output utama dari pendefinisian ruang lingkup ini adalah Laporan Scope Proyek dan Update Dokumen Proyek.

Inputan utama untuk mempersiapkan Scope Project mencakup Project Charter, Rencana Manajemen Ruang Lingkup, dan aset proses organisasi seperti kebijakan dan prosedur yang terkait Scope Project. Meskipun isinya bervariasi, Pernyataan Scope Project harus mencakup paling tidak deskripsi lingkup produk, kriteria penerima atau pengguna produk, dan informasi terperinci mengenai semua hasil proyek. Hal ini juga membantu untuk mendokumentasikan informasi terkait scope lainnya, seperti batasan-batasan dan asumsi proyek. Pernyataan Scope Project juga harus merujuk dokumen pendukung, seperti spesifikasi produk yang akan memengaruhi produk atau produk yang dibuat atau dibeli, atau kebijakan perusahaan yang mungkin mempengaruhi bagaimana produk atau layanan diproduksi. Banyak proyek IT memerlukan spesifikasi fungsional dan desain yang rinci untuk mengembangkan Perangkat Lunak yang juga harus dirujuk dalam Pernyataan Scope Project terperinci.

Pernyataan Scope Project yang up-to-date adalah dokumen penting untuk mengembangkan dan mengkonfirmasikan pemahaman umum terhadap ruang lingkup proyek. Ini menjelaskan secara rinci pekerjaan yang harus dilakukan pada proyek dan merupakan alat penting untuk memastikan kepuasan pelanggan dan mencegah  scope menjalar. Contoh Project Charter seperti berikut ini :

4. Membuat Work Breakdown Structure (WBS)

Setelah mengumpulkan persyaratan dan menentukan ruang lingkup, langkah selanjutnya dalam Project Scope Management adalah membuat work breakdown structure atau struktur rincian kerja. Sebuah WBS adalah pengelompokan pekerjaan yang terlibat dalam proyek yang mendefinisikan cakupan totalnya. Karena sebagian besar proyek melibatkan banyak orang penting untuk mengatur dan membagi pekerjaan menjadi beberapa bagian logis berdasarkan bagaimana pekerjaan akan dilakukan. WBS adalah dokumen dasar dalam Manajemen Proyek karena ini merupakan dasar untuk merencanakan dan mengelola jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahannya. Karena WBS mendefinisikan lingkup total proyek, beberapa pakar manajemen proyek percaya bahwa pekerjaan tidak boleh dilakukan pada sebuah proyek jika tidak termasuk didalam WBS. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengembangkan WBS yang baik.

Rencana pengelolaan scope proyek, dokumentasi persyaratan, faktor ligkungan perusahaan, dan aset proses organisasi merupakan masukan utama untuk menciptakan WBS. Alat atau teknik utama adalah dekomposisi- yaitu membagi hasil proyek menjadi potongan-potongan yang lebih kecil. Output dari proses WBS adalah lingkup dasar dan update dokumen proyek. Garis besar cakupan mencakup Pernyataan Scope Project yang disetujui dan WBS yang terkait.

Seperti apa tampilan WBS ? WBS sering digambarkan sebagai pohon kegiatan yang berorientasi tugas, mirip dengan bagan organisasi. Tim proyek sering mengatur WBS seputar produk proyek, fase proyek, atau kelompok proses manajemen proyek. Banyak orang ingin membuat WBS dalam bentuk grafik terlebih dahulu untuk membantu mereka memvisualisasikan keseluruhan proyek dan semua komponen utamanya. Sebagai contoh, gambar dibawah ini menunjukkan WBS untuk proyek intranet. Perhatikan bahwa area produk memberikan dasar bagi organisasinya. Dalam kasus ini, ada pengelompokan WBS untuk mengembangkan desain situs web, halaman utama, halaman pemasaran, dan halaman penjualan. Sampel WBS berdasarkan produk :