Project Scope Management-Part 2

Gambar
3. Pendefinisian Ruang Lingkup Langkah selanjutnya dalam Project Scope Management adalah memberikan definisi rinci tentang pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Definisi scope yang baik sangat penting untuk memproyeksikan keberhasilan karena membantu meningkatkan keakuratan perkiraan terhadap waktu, biaya, dan resource juga sebagai pendefinisian dasar untuk pengukuran kinerja dan pengendalian proyek, dan membantu dalam mengkomunikasikan tanggung jawab terhadap pekerjaan dengan jelas. Alat dan teknik utama yang digunakan dalam menentukan cakupannya meliputi penilaian ahli, analisis produk, alternatives generation , dan pemfasilitasan terhadap workshop. Misalnya, seorang fasilitator bisa meminta pengguna, pengembang  bergabung dalam pertemuan atau rapat virtual untuk bertukar gagasan tentang pengembangan produk baru. Output utama dari pendefinisian ruang lingkup ini adalah Laporan Scope Proyek dan Update Dokumen Proyek. Inputan utama untuk mempersiapkan Scope Proj...

Manajemen Proyek PL-Pengenalan Proyek


Untuk membahas Manajemen Proyek, penting untuk memahami konsep sebuah proyek. Proyek adalah "usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik."
Operasi, di sisi lain adalah pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi untuk mempertahankan bisnis. Proyek berbeda dari operasi karena pada mereka berhenti ketika tujuan akhirnya tercapai atau proyek telah dihentikan.
Proyek bisa besar atau kecil dan melibatkan satu atau ribuan orang. Mereka bisa mengerjakannya dalam waktu satu hari atau butuh waktu bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Seperti dijelaskan sebelumnya, proyek IT melibatkan penggunaan hardware, software, dan network untuk membuat sebuah produk, layanan atau hasil. Contoh proyek IT meliputi :
  • sebuah tim yang terdiri dari beberapa siswa menciptakan smartphone dan menjualnya secara online. 
  • sebuah perusahaan yang mengembangkan mobil tanpa supir.
  • sebuah tim pengembangan PL menambahkan fitur baru ke software internal untuk sebuah departemen.
Gartner, Inc., sebuah perusahaan konsultan bergengsi mengidentifikasi 10 teknologi teratas pada tahun 2012. Beberapa teknologi ini meliputi :
  1. Media tablet dan yang lainnya. Gartner tidak percaya bahwa satu platform atau teknologi akan mendominasi pasar, namun penjualan tablet akan segera melampaui penjualan laptop. Perusahaan harus mengelola karyawan yang membawa perangkat smartphone dan tablet mereka sendiri untuk bekerja.
  2. Aplikasi dan antarmuka mobile. Antarmuka pengguna akan bersifat mobile-sentris, menekankan sentuhan, isyarat, pencarian, suara dan video. Aplikasi itu sendiri cenderung bergeser menjadi aplikasi web yang lebih fokus dan sederhana.
  3. Pengalaman pengguna kontekstual dan sosial. Antarmuka yang sadar kontekstual mengantisipasi kebutuhan pengguna dan menyediakan konten, produk atau layanan yang paling tepat dan disesuaikan. Antarmuka untuk aplikasi juga akan menyerupai jejaring sosial.
  4. Internet of things. Penggunaan internet akan berkembang seiring sensor ditambahkan ke item fisik yang terhubung ke internet. Misalnya NFC (Near Field Communication) memungkinkan pengguna melakukan pembayaran dan melakukan tugas lain dengan menempatkan ponsel mereka didepan pembaca,
  5. Cloud Computing. Perusahaan akan beralih dari mencoba memahami cloud untuk membuat keputusan kapan harus menerapkan layanan cloud dan dimana mereka perlu membangun  cloud secara pribadi. 
Atribut Proyek

Seperti yang anda lihat, proyek datang dalam berbagai bentuk dan ukuran. Atribut berikut membantu dalam menentukan sebuah proyek lebih lanjut :
  1. Sebuah proyek memiliki tujuan yang unik. Setiap proyek harus memiliki tujuan yang jelas. Sebagai contoh, Anne Roberts direktur Project Management Office dalam kasus ini dapat mensponsori sebuah proyek kolaborasi TI untuk mengembangkan daftar dan analisis awal proyek-proyek IT potensial yang dapat memperbaiki operasi perusahaan. Tujuan unik dari proyek ini adalah membuat laporan kolaboratif dengan gagasan dari karyawan perusahaan. Hasilnya akan menjadi dasar diskusi dan proyek lebih lanjut. Seperti yang terlihat, proyek menghasilkan produk, layanan atau hasil yang unik.
  2. Sebuah proyek bersifat sementara. Sebuah proyek memiliki awal dan akhir yang pasti. Dalam contoh no.1, anne mungkin membentuk tim untuk mengerjakan proyek tersebut, dan kemudian mengharapkan laporan dan presentasi hasilnya dalam satu bulan.
  3. Sebuah proyek dikembangkan dengan menggunakan elaborasi progresif. Proyek sering didefinisikan secara luas saat mereka memulai, dan seiring berjalannya waktu rincian spesifiknya menjadi lebih jelas. Oleh karena itu, proyek harus dikembangkan secara bertahap. Tim proyek harus mengembangkan rencana awal dan kemudian memperbaharui dengan lebih detail berdasarkan informasi baru. Misalnya, anggaplah beberapa orang mengajukan gagasan untuk proyek kolaborasi IT, namun ternyata tidak dengan jelas membahas bagaimana ide-ide tersebut akan mendukung strategi peningkatan bisnis operasi. Tim proyek mungkin memutuskan untuk menyiapkan kuesioner untuk diisi saat mereka menyerahkan ide mereka untuk meningkatkan kualitas input.
  4. Sebuah proyek membutuhkan sumber daya (resources) seringkali dari berbagai area. Sumber daya meliputi orang, hardware, software dan lainnya. Banyak proyek lintas batas antar departemen atau lainnya untuk mencapai tujuan unik mereka. Untuk proyek kolaborasi IT misalnya, orang-orang dari IT, pemasaran, penjualan, distribusi dan area lain perusahaan perlu bekerja sama untuk mengembangkan ide. Perusahaan juga perlu menyewa konsultan dari luar untuk memberi masukan. Setelah tim memilih kunci dari proyek untuk implementasi, mereka mungkin memerlukan sumber daya tambahan. Untuk memenuhi tujuan proyek yang baru, orang-orang dari perusahaan lain, pemasok produk dan perusahaan konsultan dapat ditambahkan. Sumber daya, bagaimanapun terbatas dan harus digunakan secara efektif untuk memenuhi tujuan proyek perusahaan.
  5. Sebuah proyek harus memiliki pelanggan utama atau sponsor. Sebagian besar proyek memiliki banyak pihak atau stakeholders yang berkepentingan, namun seseorang harus mengambil peran utama sebagai sponsor. Sponsor proyek biasanya menyediakan arahan dan pendanaan untuk proyek ini. Dalam contoh, Anne Roberts akan menjadi sponsor proyek kolaborasi IT. Setelah proyek TI dipilih, sponsor proyek tersebut adalah manajer senior yang bertanggung jawab atas bagian utama perusahaan yang terkena dampak proyek. Misalnya, wakil dari penjualan yang memulai sebuah proyek untuk memperbaiki penjualan produk langsung menggunakan internet merupakan sponsor proyek. Dalam situasi ini, anne mungkin menjadi bagian dari komite pengarah proyek, membantu manajer lain memahami berbagai tujuan proyek, menyelesaikan prioritas, masalah penelitian, atau mengubah hambatan dalam proyek tertentu atau dibeberapa proyek.
  6. Sebuah proyek melibatkan ketidakpastian. Karena setiap proyek itu unik, terkadang sulit untuk menentukan tujuan dengan jelas, memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, atau menentukan berapa biaya yang harus dikeluarkan. Faktor eksternal juga menyebabkan ketidakpastian, seperti pemasok yang kehabisan bisnis atau anggota tim proyek yang membutuhkan waktu yang tidak terencana sebelumnya. Ketidakpastian ini merupakan salah satu alasan utama mengapa manajemen proyek begitu menantang, terutama pada proyek yang melibatkan teknologi baru.
Manajer proyek yang efektif sangat penting bagi keberhasilan sebuah proyek. Manajer proyek bekerja dengan sponsor proyek, tim proyek dan orang-orang lain yang terlibat untuk memenuhi tujuan proyek.

Sumber : Kathy Schwalbe, Ph.D., PMP, Augsburg College,  Information Technology PROJECT MANAGEMENT 7e

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Kendala Proyek (Project Constraints)

Project Scope Management-Part 2

Project Scope Management-Part 1